William Fernando Penagos Balcázar
Para iniciar es fundamental mencionar la importancia que tiene la definición del concepto Videoconferencia como aquel sistema que permite establecer una intercomunicación por medio visual, auditivo y verbal con un grupo de personas a distancia; comunicación que se realiza utilizando diferentes canales de transmisión emitidos por equipos simultáneos y que hace posible verse, escucharse y compartir información.
Al realizar una Videoconferencia es de vital importancia hacer una planeación; esta conlleva al óptimo desarrollo de la misma, por tal razón debe existir un protocolo que garantice su desarrollo. Los pasos a seguir en dicho protocolo son:
ESPACIO FISICO
Se debe contar con un espacio adecuado para recibir y/o ejecutar el sistema de Videoconferencia, las características de este espacio permiten al grupo de personas entender y analizar la información que se comparte por dicho medio. Para separar y adecuar el espacio físico se debe tener en cuenta el número de personas que asistirán, así mismo cada sala debe contar con mesas fijas que soporte los micrófonos y asegure la comodidad de los participantes.
La iluminación del espacio físico donde se realizara la Videoconferencia debe generar tranquilidad y satisfacción a los participantes, así mismo evitar el agotamiento e incomodidad visual producida por sombras en la cara del conferencista e incluso en la de los participantes.
Para evitar distractores y falta de atención por parte de los participante es necesario verificar que el espacio físico donde se comparte la información, sea un espacio que en lo posible este alejado de ruidos externos, de esta manera el sentido de la escucha y la acústica en general no se vera afectada de forma nociva.
PRESENTACIÓN PERSONAL
En cuanto a la presentación personal se hace indispensable reconocer algunas pautas que se deben tener en cuenta para el logro óptimo de la videoconferencia; estas pautas le permiten al conferencista identificar aquellas ventajas y desventajas en la ejecución del sistema.
Las pautas permiten que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en la pantalla del televisor que observan los participantes; son las siguientes:
· Selección del vestuario: al presentar una videoconferencia el conferencista debe evitar el uso de prendas de colores blanco, negro y azul oscuro, igualmente prendas que generen ruidos porque pueden estropear el proceso.
· Maquillaje-joyas y gafas: se debe evitar el uso exagerado de joyas, como pulseras y collares y más si hacen ruido, evitar el maquillaje oscuro porque este entra en juego por efecto de la luz.
· Cabello: las mujeres deben evitar la presencia de cabello sobre el rostro ya que centrarán más la atención en devolverlo hacia atrás para que no les genere molestias; los hombres deben cortarse el cabello para dar una mejor imagen frente a los participantes.
· La Postura: se debe evitar el movimiento exagerado de las manos cuando el conferencista se expresa ante los participantes, si se encuentra sentado debe evitar moverse, girar la silla y/o inclinarse. Cuando el conferencista esta preparado no debe dedicarse a leer sistemáticamente sus apuntes, ya que el contacto visual que es fundamental se pierde.
El SENA maneja la videoconferencia como un servicio técnico, este servicio responde a un objetivo el cual orienta y posibilita que los participantes remotos se sientan como si estuvieran en un sitio local, es decir sienten que la información es transmitida presencialmente. Este servicio permite desarrollar reuniones con diversos puntos remotos partiendo del siguiente principio:
Escritura: los participantes apuntan lo importante y retroalimentan explicaciones.
Proyección: los participantes generan proyecciones de presentaciones en Power Point o aplicaciones que permiten discernir si el tema fue analizado.
Se presentan videos.
Se realizan reuniones cara a cara contando con dos pantallas de proyección estas admitirán visualizar el sitio remoto y el sitio local.
Existen igualmente reuniones con presentación y con colaboración cada una de ellas cuenta con diversos elementos como tablero digital lo cual permite que se escriba todo cuanto sucede y se observe en los sitios remotos mediante la comunicación.
Requisitos para acceder al servicio:
La totalidad de los sitios remotos requieren de un codec (aparato que funciona como núcleo de cualquier sistema de Videoconferencia vía Internet, u otra red); convierte las señales de audio y de video analógicas en señales digitales; proceso que conlleva a que estas sean vistas y escuchadas en un televisor.
El servicio debe contar como mínimo con un sistema de visualización, televisor, video beam y otros.
Un sistema de audio.
Canales de comunicaciones
Publicado por William fernando Penagos Balcázar
